Adjoint(e) administratif(ve)

Une firme de génie-conseil qui œuvre en infrastructures urbaines et qui a réalisé de nombreux projets d’infrastructures est à la recherche d’une personne motivée à joindre ses rangs et à venir travailler dans une entreprise dont le développement est en plein essor.

Vous êtes la personne recherchée si vous êtes dynamique et créative, si vous avez un esprit de synthèse et une attitude pragmatique tout en étant en mesure d’exécuter plusieurs tâches de front et avoir un bon sens de la planification. Si vous voulez travailler dans une équipe de travail très soudée, dans un climat de travail convivial et familial et un environnement stimulant, ce poste est pour vous.

TÂCHES

Principales responsabilités

Le poste consiste à assister les chargés de projets dans la réalisation des tâches administratives courantes et des mandats qui leur sont confiés. Dans son rôle d’adjointe, elle apportera son soutien dans la préparation de dossiers et sera appelée à coordonner des travaux en collaboration avec les autres employés de la firme. Elle maîtrise l’outil informatique et les logiciels de bureautique, en plus de posséder les compétences et les qualités personnelles liées à ce niveau de fonction.

Plus particulièrement, les principales tâches consistent à :
-Gérer la documentation papier et électronique et maintenir un système de classement efficace et à jour;
-Préparer et coordonner de façon proactive les dossiers et assurer la logistique des réunions, des comités et des rencontres ainsi que la liaison avec les autres employés;
-Effectuer certains suivis administratifs : feuilles de temps, comptes de dépenses, vacances et budget;
-Effectuer la mise en page, la correction et la révision de présentations et de documents variés;
-Agir à titre de secrétaire pour certaines réunions et rédiger les comptes rendus;
-Coordonner et préparer les appels d’offres;
-Gérer le calendrier et les courriels du patron immédiat;
-Transmettre les états de compte;
-Effectuer les dépôts bancaires;
-Collaborer avec l’équipe dans divers projets;
-Effectuer toutes autres tâches connexes pouvant aider à la réalisation du projet.

QUALITÉS RECHERCHÉES

Savoir-faire
-Minimum de 5 ans d’expérience dans une fonction similaire;
-Formation en secrétariat ou en technique de bureautique ou l’équivalent;
-Diplôme d’études collégiales dans un domaine connexe, un atout;
-Expression et rédaction française impeccable; très bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit;
-Solides compétences en rédaction, en communication, en révision et en lecture de documents;
-Solides compétences informatiques et techniques de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook);
-Sens de l’initiative et souci du détail;
-Capacité à travailler en équipe.

Savoir-être
-Posséder des aptitudes organisationnelles développées;
-Apte à gérer plusieurs dossiers à la fois;
-Faire preuve d’initiative et de leadership tout en sachant s’autogérer pour travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision et réagir efficacement aux situations qui se présentent;
-Posséder les qualités d’une partenaire stratégique et faire preuve d’anticipation en faisant part à votre supérieur de vos observations et vos réflexions de façon constructive;
-Posséder un esprit d’équipe, par vos habiletés en matière de communication et de relations interpersonnelles en plus de faire preuve de respect et d’intégrité;
-User de tact, de diplomatie, de jugement, de rigueur et porter une grande attention aux détails;
-Savoir gérer l’information sensible en tout temps, avec discrétion;
-Avoir de la facilité à maintenir des relations professionnelles productives avec les collaborateurs internes et externes.

AUTRE

Ce que nous offrons
-Une rémunération concurrentielle selon l’expérience;
-Un régime volontaire d’épargne-retraite (RVER);
-Des assurances collectives;
-Des vacances très concurrentielles;
-Un horaire flexible et modulable;
-La possibilité de faire du télétravail.