Adjointe administrative/service à la clientèle

Une société de gestion de patrimoine privée en pleine croissance qui accompagne ses clients dans leurs besoins d’investissement (fonds communs de placement et fonds distincts) en plus d’offrir l’aspect important de l’assurance vie, de l’assurance maladies graves, de l’assurance salaire et de l’assurance collective pour les employeurs est à la recherche d’une adjointe administrative.

TÂCHES

Volet communication

• Répondre, filtrer et gérer les appels et courriels entrants;
• Élaborer et diffuser les communications de masse;
• Prendre en charge les boîtes vocales et courriels de tous les conseillers (messages, absence, etc.);
• Assurer les suivis avec les clients;
• Réviser et effectuer la mise en page des communications écrites des conseillers.

Volet administration et gestion de la clientèle

• S’assurer que les renseignements relatifs aux clients sont exacts et à jour (logiciel Kronos);
• Demeurer attentif aux opportunités qui se présentent lors d’appels entrants et la clientèle existante;
• Effectuer des suivis et créer des alertes dans le logiciel afin de demeurer au fait des opportunités;
• Inscrire des notes précises et pertinentes aux dossiers lors des communications avec les clients;
• Gérer une multitude de dossiers et de clients pour plusieurs conseillers en même temps (suivi de courtoisie avec les clients lors de dossier en suspens);
• Acheminer des documents par courriel ou par télécopieur aux départements concernés;
• S’assurer du classement quotidien des formulaires et des dossiers;
• Examiner et acheminer les propositions assurances ainsi que tout document nécessaire à sa mise en vigueur;
• Effectuer le suivi de toutes demandes du client et rendre le dossier conforme à son règlement dans les meilleurs délais;
• Faire le téléchargement des contrats sur le portail des assureurs, ainsi que les suivis et modifications reliés aux contrats d’assurance;
• Procéder à la mise à jour des sites et logiciels utilisés par le cabinet.

Autres responsabilités

• Maintenir à jour ses connaissances sur les produits et sur le secteur;
• Amener de nouvelles idées d’optimisation au sein du cabinet;
• Toutes autres tâches connexes.

QUALITÉS RECHERCHÉES

Profil recherché et formation

• Posséder une formation collégiale en administration ou en bureautique (souhaité)
• Expérience de plus de deux ans comme adjointe administrative;
• Expérience de plus de deux ans dans le domaine de l’assurance de personne et/ou de la planification financière (souhaité);
• Démontrer des aptitudes confirmées au niveau du service à la clientèle ;
• Maitriser la suite Office (Outlook, PowerPoint, Word, Excel).

Compétences requises

• Offrir un service client hors pair;
• Capacité de bien gérer son temps;
• Excellente communication orale et écrite;
• Travailler de manière autonome;
• Avoir développé une bonne gestion du stress et des priorités;
• Apprécier le travail d’équipe et la collaboration.

Atouts
• Détenir son permis en assurance de personne et/ou en épargne collective;
• Connaissance du logiciel Kronos & Dataphile;
• Bilinguisme (anglais et français).

AUTRE

Expérience: administration 1 an (Requis)
Formation: DEC (souhaité)
Horaire de travail : lundi au vendredi
Télétravail : Non
Stationnement sur place