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Agent(e) de bureau 2

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12/01/2023

Sous la responsabilité du directeur du Service des travaux publics, l’agent de bureau 2 accomplit les tâches administratives reliées aux opérations du Service des travaux publics et agit en soutien au personnel d’encadrement du service. Il documente et établit des procédures devant encadrer le fonctionnement des logiciels utilisés pour les services offerts aux citoyens. Il traite, rédige et s’assure du suivi administratif des demandes de renseignements, des plaintes et des requêtes de chacune des divisions. Il effectue les tâches administratives reliées au besoin de l’ensemble du service. Plus spécifiquement, il appuie la division de la gestion des contrats et de l’approvisionnement.

 

TÂCHES

1.1. Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et, au besoin, référer aux personnes ressources et prendre les messages;
1.2. Accueillir les visiteurs qui se présentent dans les bureaux, s’enquérir du but de leur visite, répondre aux demandes de renseignements et, au besoin, référer aux personnes ressources;
1.3. Effectuer le suivi des rapports des demandes des citoyens utilisant le service d’appels 3-1-1;
1.4. Documenter et établir des procédures devant encadrer le fonctionnement des logiciels utilisés pour les services offerts aux citoyens et les interventions spécifiques;
1.5. Traiter, rédiger et s’assurer du suivi des demandes de renseignements, des plaintes et des requêtes de chacune des divisions;
1.6. Effectuer des ajouts, des modifications et de la suppression de données dans le logiciel de plaintes et de requêtes et s’assurer du suivi administratif du traitement des dossiers selon les directives, les politiques et les procédures en vigueur;
1.7. Rechercher, collecter et valider les informations nécessaires au traitement, à la conception et à la rédaction de rapports;
1.8. Élaborer, compiler et faire la saisie des données, des statistiques et d’autres renseignements, compléter des formules, des tableaux et d’autres documents, faire des calculs simples avec l’aide des logiciels disponibles et effectuer des recherches lorsque requis;
1.9. Rédiger, préparer et traiter la correspondance, les avis d’inscription, les plans, les devis, les avis, les procès-verbaux, les notes de service, les réquisitions d’achats et autres à partir de brouillon ou d’un ensemble de données et selon les directives reçues;
1.10. Contribuer au bon fonctionnement administratif et logistique du Service des travaux publics en s’assurant du respect des directives et des échéanciers et agir en soutien au personnel d’encadrement du service;
1.11. Effectuer les tâches administratives reliées au Comité de circulation et tous autres comités;
1.12. Effectuer la saisie de données en prévision de la production des rapports de paie des employés du Service des travaux publics;
1.13. Estampiller, trier le courrier et donner suite à certains documents;
1.14. Effectuer le classement des documents, le suivi et la tenue à jour de dossiers et répertoire selon les procédures et le système de classification en vigueur;
1.15. Surveiller l’agenda et faire les arrangements qu’exige la tenue des réunions, des conférences et autres;
1.16. Vérifier la papeterie, les fournitures du service et s’assurer qu’elles soient en quantité suffisante et faire les commandes spéciales;
1.17. Effectuer toute mise à jour au module d’éclairage de la municipalité;
1.18. Remplace ses collègues agents de bureau du Service des travaux publics lors d’absences.

2. Tâches opérationnelles – approvisionnement
2.1. Accompagner les services requérants dans la rédaction des devis techniques et les bordereaux de soumission;
2.2. Assembler et publier les appels d’offres et les addendas en respectant les lois, les règlements et les politiques en vigueur à l’aide des systèmes tels que SEAO et EDILEX;
2.3. Recueillir les informations pertinentes au processus d’adjudication et de gestion des contrats et les inscrire sur SEAO et sur les tableaux appropriés;
2.4. Recevoir les soumissions, vérifier leur conformité pour faciliter le processus décisionnel;
2.5. Mettre à jour des tableaux de bord reliés au processus d’octroi de contrats pour la publication de rapports;
2.6. Collaborer à la préparation des calendriers détaillés des activités d’approvisionnement, assurer le respect des échéanciers, effectuer les suivis appropriés et apporter des modifications lorsque requis;
2.7. Effectuer des recherches pour trouver de nouveaux fournisseurs;
2.8. Communiquer avec divers fournisseurs et mettre à jour le registre ainsi que leur dossier;
2.9. Participer à la centralisation et l’optimisation des activités d’approvisionnement;
2.10. Participer à la prise de l’inventaire au magasin lorsque requis;
2.11. Effectuer le classement et la numérisation des documents reliés au processus d’octroi de contrat;
2.12. Rédiger et transmettre les documents d’adjudication de contrats;
2.13. Contribuer au bon fonctionnement administratif de la section – Approvisionnement.

3. Autres
3.1 S’assurer du respect des exigences en matière de santé et sécurité du travail;
3.2 Agir à titre d’intervenant lors de mesures d’urgence lorsque requis;
3.3 Accomplir toute autre tâche reliée à ses champs de responsabilité.

 

QUALITÉS RECHERCHÉES

1. Formation
– Diplôme d’études professionnelles (DEP en secrétariat) ou une combinaison d’études et d’expérience jugée équivalente;
– Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique (atout).

2. Expérience
– Posséder une expérience minimale d’une (1) année dans un emploi similaire.

3. Connaissances
– Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint);
– Connaissance des logiciels SIG et PG solutions (atout);
– Connaissance du système électronique d’appels d’offres SEAO (atout);
– Connaissance des processus d’octroi de contrat public (atout);
– Connaissance du logiciel EDILEX (atout).

4. Autres
– Maîtrise du français parlé et écrit.

5. Compétences et qualités personnelles
– Capacité d’analyse;
– Savoir transmettre de l’information;
– Communications interpersonnelles;
– Souci du détail;
– Être organisé;
– Orientation vers l’action;
– Orientation vers la clientèle.

 

AUTRE

L’employeur souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées sont invitées à mentionner leurs besoins spécifiques afin de prévoir les mesures d’accommodement pour le processus de sélection.

Il est entendu que la description d’une fonction reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une description détaillée de toutes les tâches à accomplir. Le genre masculin est utilisé uniquement dans le but d’alléger le texte.

À des fins de sélection des candidatures, l’employeur se réserve le droit d’effectuer des entrevues, des examens, des échantillons de travail, des vérifications préemploi ou d’utiliser tous autres outils.

À titre indicatif, la fourchette salariale est de 28,24 $ à 33,23 $ de l’heure.

Offre:

#675

Industrie:

Soutien administratif
Réseaux Vaudreuil-Soulanges

Postuler avant:

19 février 2024

Poste(s) à combler:

1

Statut:

Permanent

Occupation:

Temps plein

Horaire:

Jour

Heures par semaine:

35

Salaire:

28,24 $ à 33,23 $ / heure CAD

Niveau d’éducation minimal:

DEP

Expérience requise:

1 à 2 ans

Contact:

Sophia Lewis
450-424-5727

Lieu:

Vaudreuil-Soulanges

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