Adjoint(e) administratif(ve)

L’adjoint(e) administratif(ve) de direction travaille en étroite collaboration avec le Directeur Général (DG) de l’entreprise ainsi qu’avec l’équipe de direction afin de leur apporter un soutien de haut niveau.

TÂCHES

• Piloter les projets transversaux de l’entreprise à la demande du DG; coordonner les plans d’actions en lien avec les évènements, la gestion des bureaux, etc.
• Tenir et coordonner avec vigilance l’agenda du comité de direction et Assurer une liaison constante entre tous les membres de l’exécutif
• Prendre action sur les appels, l’agenda, et les courriels du DG si besoin
• Rédiger les comptes rendus de réunions des différents comités et assurer le suivi des plans d’actions qui en découlent (en français et anglais)
• Préparer l’ordre du jour des réunions des comités, des conseils d’administration et d’autres réunions et organiser ces réunions
• Préparer divers documents administratifs incluant correspondance, procès-verbaux, communiqués officiels et autres, et ce, dans les deux langues officielles (français/anglais)
• Gérer et tenir à jour les dossiers de la direction (rapports de dépenses)
• Réaliser et tenir à jour les présentations de divers rapports
• Animer les activités et des évènements spéciaux (incluant le comité social)
• Contribuer à la procédure de gouvernance pour la signature des contrats
• Supporter les divers départements sur des tâches administratives (archivage, dossiers légaux, etc.)
• Tenir à jour les politiques et procédures internes
• Applique et respecte les exigences légales de la reconnaissance HACCP et de la certification FSSC22000

QUALITÉS RECHERCHÉES

• DEC en administration ou bureautique
• 1-2 ans d’expérience à titre d’assistant(e) de direction / assistant(e) administrative au sein d’une entreprise
• Bilingue
• Connaissance des logiciels Microsoft : Word, Excel, Powerpoint, Office 365
• Être proactif(ve), habile en termes de propositions et savoir démontrer une bonne agilité face à l’imprévu et le changement
• Bonne organisation ; capacité à gérer les priorités
• Très bonnes aptitudes relationnelles
• Savoir être
• Capacité à communiquer (synthétique et claire)

AUTRE

• Salaire à discuter (selon expérience)
• Programme d’assurances collectives dès le jour 1
• REER Collectif avec participation de l’employeur
• 3 semaines de vacances + 5 jours personnels
• 2 repas congelés gratuits par jour