Agent(e) en relations citoyennes multiservices

Relevant de la Direction des communications et des relations avec les citoyens, la personne titulaire agit comme un pivot humain entre l’administration municipale et la population. Elle joue un rôle essentiel d’accueil, d’écoute, d’accompagnement, tant au comptoir qu’à distance, dans une perspective de services interconnectés.

TÂCHES

Service à la population

• Accueillir les citoyens, en personne ou à distance, avec courtoisie, respect et professionnalisme;
• Écouter activement les demandes, poser les questions pertinentes afin de bien cerner les besoins et orienter les citoyens vers les services appropriés;
• Répondre de manière proactive, humaine et rigoureuse aux demandes d’information, plaintes, commentaires et suggestions, que ce soit en personne, par téléphone, par courriel ou sur les plateformes numériques;
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des services internes et assurer un retour adéquat auprès des citoyens.

Soutien administratif

• Saisir, traiter et assurer le suivi des requêtes et plaintes citoyennes dans les outils informatiques prévus à cet effet;
• Percevoir certains paiements sans encaissement et remettre des permis ou des documents officiels;
• Soutenir les différentes directions de la Ville dans l’accomplissement de diverses tâches administratives;
• Agir à titre de commissaire à l’assermentation, au besoin, notamment pour les certificats de vie, procurations, lettres de consentement et autres documents requis.

Participation aux communications municipales

• Participer à la mise à jour des informations diffusées sur les différents canaux de communication municipaux;
• Contribuer à la rédaction de réponses types et de contenus informatifs destinés aux citoyens;
• Appuyer l’organisation d’activités et d’événements liés à la participation citoyenne et aux communications publiques;
• Réaliser des suivis et des sondages de satisfaction auprès des citoyens;
• Assurer la relève de l’agent aux communications lors des périodes de surcharge de travail, d’échéances, d’absences ou de vacances;
• Effectuer une veille médiatique et compiler les données pertinentes;
• Maintenir à jour les bases de connaissances et contribuer à l’utilisation des solutions d’intelligence artificielle dans le cadre des activités municipales.

QUALITÉS RECHERCHÉES

• Écoute active, intelligence émotionnelle et bienveillance ;
• Autonomie, jugement, capacité d’adaptation dans un environnement en transformation ;
• Esprit de collaboration et habiletés interpersonnelles ;
• Capacité à gérer des demandes multiples avec rigueur, empathie et efficacité ;
• Excellente maîtrise des outils numériques (Office, Outlook, Teams, Copilot, etc.) ;
• Connaissance de base des outils graphiques (Photoshop, Illustrator, InDesign, Canva, un atout) ;
• Connaissance du milieu municipal, un atout ;
• Connaissance de base des outils d’intelligence artificielle générative, un atout ;
• Capacité à travailler simultanément sur plusieurs dossiers dans un environnement dynamique;
• Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et souci du détail.

AUTRE

• Formation : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat, communication, ou tout autre domaine pertinent ;
• Formation : Diplôme d’étude collégiale en communication, un atout ;
• Expérience : Minimum 1 à 2 ans dans un rôle similaire en relation avec le public ;
• Langues : Maîtrise du français parlé et écrit ainsi qu’un très bon niveau d’anglais ;